第1章  总则

第1条  目的

为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。

第2条  采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

第3条  严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。

2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第4条  对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给公司造成严重损失。

第2章  采购业务程序

第5条  请购

使用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门经理签字后，及时向采购部门提出采购申请。

第6条  审批

采购部经理、财务总监、总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。

1．采购预算内采购金额在2万元以内的，采购部经理审批；采购金额在2万～5万元的，采购部经理审核，报请财务总监审批；采购金额在5万元（含）以上的，由财务总监审核，报请总经理审批。

2．超预算或预算外采购项目均由财务总监审核，总经理审批。

3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

第7条  采购

1．采购部经理根据经过审批的请购内容，组织采购员进行采购。

2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部经理审核并提出参考意见后，交总经理最终确定合格供应商名单。

3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购部经理审阅，报相关负责人审批后签订采购合同。

（1）采购计划范围内金额在2万元以下的采购合同，需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可。

（2）采购计划范围内金额在2万～5万元以内的采购合同，需交财务部审核，财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同。

（3）采购计划范围内金额在5万元以上的采购合同，经财务总监审核、总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同。

（4）采购计划外的所有采购合同，需由财务部核对后，交财务总监审核，总经理审批后授权采购部经理签订采购合同。

第8条  验收

质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知采购部，采购员根据验收情况进行办理。

1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购部经理审批。

2．采购商品出现重大质量问题，由采购部经理组织召开问题解决会议，邀请质检部、财务部、技术等相关人员参加；采购部负责编写《问题解决方案》，经总经理审批后负责处理。

第9条  付款

1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。

2．应付账款在2万元以内的，财务部经理审批；应付账款在2万～5万元的，财务部经理审核，财务总监审批；应付账款在5万元以上，财务总监审核，总经理审批。

3．预付款与定金在1万元以内的，财务部经理审批即可；预付款与定金在1万～3万元以内的，报财务总监审批；预付款与定金在3万元以上的，由总经理审批。

4．审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

第3章  采购账务处理

第10条  财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

第11条  将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面。如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

第12条  每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。

第13条  对账

1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

2．取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。

第4章  附则

第14条  本制度由采购部会同公司其他有关部门解释。

第15条  本制度自     年     月     日起开始实施。

第16条  相关文件表单

1．《问题解决方案》。

2．《会计核算规定》。

（摘自实战红色管理创始人孙军正老师培训课堂经典案例）